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Was ist BCC und warum sind Sie eine schreckliche Person, wenn Sie es nicht verwenden?

Anonim

Wenige Annehmlichkeiten im modernen digitalen Workflow sind so weit verbreitet, werden aber so häufig ignoriert (oder völlig missbraucht) wie die E-Mail-BCC-Funktion. Wenn Sie schuldig sind, seine Macht missbraucht oder vernachlässigt zu haben (und es besteht eine gute Chance, dass Sie es sind), ist es Zeit zu bereuen und dabei Spam einzusparen und die Privatsphäre Ihrer Freunde und Familie zu schützen.

Was ist BCC und wo kam es her?

In jedem E-Mail-Client gibt es drei Adressbereiche: TO, CC und BCC, die für "Zustellung an", "Durchschlagkopie" bzw. "Blindkopie" stehen. Diese Bezeichnungen sind ein Überbleibsel aus der Welt, die der elektronischen Post vorausging: physische Briefe und Memos.

In Geschäftsmitteilungen zur Jahrhundertmitte gab es beispielsweise einen TO-Steckplatz für den Hauptempfänger, einen CC-Steckplatz für Personen, die an der Kommunikation teilnehmen mussten, aber nicht die Hauptempfänger waren, und einen dritten Steckplatz, BCC, für Personen, die ebenfalls an der Kommunikation teilnehmen mussten, aber aus welchem ​​Grund auch immer, wurde ihre Identität von den den Empfängern in den TO- und CC-Adressschlitzen verteilten Memos zurückgehalten.

Mit dem Aufkommen der elektronischen Post wurden die gleichen Konventionen, die in der Papierpost und in Memos verwendet wurden, kopiert, sowohl aus Bekanntheit als auch weil sie nützlich waren, obwohl die Nachricht nicht mehr physisch kopiert und zugestellt wurde.

Wenn diese Konventionen schon vor Jahrzehnten vor dem Aufkommen von E-Mail existierten und in dem halben Jahrhundert oder so fortbestanden haben, wo treten dann die Probleme auf? Es gibt zwei Formen des Missbrauchs von BCC: Passiv-aggressives Blind Carbon Copy (die bösartige Form der Störung) und die Vernachlässigung der Verwendung von Blind Carbon Copy zum Schutz der Privatsphäre (Probleme, die aus Unkenntnis entstehen). Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie und warum Sie beide vermeiden sollten.

Sagen Sie Nein zu passiv-aggressivem Blind Carbon Copying

Die schlechteste Verwendung der Blindkopie besteht darin, einen Kollegen passiv zu verführen. Diese Art von BCC-Missbrauch tritt auf, wenn Mitarbeiter die BCC-Funktion als Mittel nutzen, um ihre Kollegen indirekt zu beschimpfen, sich an ihren Chef heranzuführen oder anderweitig an dysfunktionalen Arbeitsplatzentführungen zu denken.

Ein Mitarbeiter kann beispielsweise seinen Chef als BCC-Adressat in eine E-Mail setzen, die er an einen anderen Mitarbeiter sendet, sodass der Chef erkennt, dass er mit dem anderen Mitarbeiter kommuniziert oder der andere Mitarbeiter einer Verpflichtung oder Verpflichtung nicht nachkommt Frist. Diese Art der Kommunikation mit dem geheimen Eichhörnchen ist am Arbeitsplatz im Allgemeinen verpönt, und wir werden nicht in der Lage sein, Verhaltensweisen zu unterstützen, die zu einer kleinen und passiven aggressiven Arbeitsumgebung führen.

Unser einziger Rat in dieser Angelegenheit ist: Hör auf.

Wenn Ihre Personalabteilung oder Ihr Chef nicht explizit zu Ihnen kommt und Sie BCC zur Kommunikation anweist, sollten Sie diese Praxis vermeiden.

Wenn Personen außerhalb der primären Kommunikation auf dem Laufenden gehalten werden müssen, auch in höheren Lagen, empfiehlt es sich, sie als CC-Adressaten aufzunehmen und die TO-Adressaten darüber zu informieren, wer zu welchem ​​Zweck einbezogen wurde.

Dies führt nicht nur zu einem ausgereifteren Dialog am Arbeitsplatz, sondern hilft Ihnen auch, ein besonders peinliches Ereignis zu vermeiden: Wenn Ihr Chef oder ein anderer BCC-Empfänger die Reply-All-Funktion verwendet, entlarvt er sich effektiv und zeigt an, dass er mit dem Inhalt vertraut war der vorherigen E-Mail. Erklären Sie dem Kollegen, gegen den Sie sich an der Wasserkühlung verschworen haben.

Glücklicherweise ist die Anzahl der Personen, die die BCC-Funktion böswillig einsetzen, gering, was uns zu denjenigen führt, die den Großteil des Missbrauchs ausmachen: die Unwissenden.

Freunde verschmelzen nicht mit Kohlenstoff

Wenn die Mehrheit der Menschen die BCC-Funktion nicht im Rahmen einer psychologischen Kriegsführung gegen ihre Kollegen böswillig einsetzt, wo bleibt uns das dann? Es bleibt uns bei den Millionen von Menschen, die es unwissentlich versäumen, die BCC-Funktion überhaupt zu nutzen.

Warum ist die BCC-Funktion so wichtig? Sie können damit eine E-Mail an eine Person senden, ohne dass diese Person alle anderen Personen sieht, die die E-Mail erhalten, und so ihre privaten Informationen effektiv schützt. Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail-Weiterleitung, die aus unseren eigenen E-Mail-Archiven entnommen wurde:

Jede blaue Unschärfe in dem nach oben gefilterten Bild ist eine E-Mail-Adresse. Es gab nicht nur über 40 E-Mail-Adressen in der Liste der weitergeleiteten Empfänger, in die wir aufgenommen wurden, sondern es gibt zwei Sätze von verbleibenden Weiterleitungsblöcken in der weitergeleiteten E-Mail (siehe oben), die 13 bzw. 8 E-Mail-Adressen enthalten. Dies bedeutet, dass sich im gesamten Textkörper der E-Mail über 60 E-Mail-Adressen befinden.

Nun fragen Sie sich vielleicht: „Na und? Was ist wichtig? “Es ist aus mehreren Gründen wichtig. In erster Linie geht es um das einfache Thema Datenschutz und den respektvollen Umgang mit den Personen auf Ihrer Kontaktliste (Freunde, Familienangehörige oder Geschäftspartner). Es versteht sich von selbst, dass sich die Leute, die mit Dutzenden ihrer Freunde und Kollegen Vorwärts- und Massen-E-Mails abfeuern, nicht die Zeit nehmen, jeden dieser Dutzende von Empfängern persönlich zu kontaktieren und zu fragen, ob sie ihre Kontaktinformationen mit allen anderen auf der Website teilen möchten Adressatenliste. Es ist absolut respektlos, Kontaktinformationen ohne Erlaubnis der betreffenden Person weiterzugeben.

Es wird umso respektloser und umständlicher, je vielfältiger die Menschen sind, die Sie per E-Mail versenden. Wenn Sie zehn Personen in einer kleinen bürgerlichen Organisation, die sich bereits kennen, per E-Mail senden, ist das Problem möglicherweise problematisch. Wenn Sie ein Lehrer sind und Dutzenden (wenn nicht Hunderten) von Schülern ergänzendes Material per E-Mail senden, teilen Sie plötzlich die persönlichen Kontaktinformationen vieler Personen mit vielen anderen Personen, mit denen sie möglicherweise nicht teilen möchten .

Schlimmer noch: Wenn jemand versehentlich bei allen E-Mails, die Sie mit voll belasteten TO- und CC-Slots versenden, „Reply All“ antwortet, erhält jede einzelne Person in der ursprünglichen Empfängerliste die Antwort. Im besten Fall ist das relativ harmlos, verschwendet aber sicherlich die Zeit aller anderen, wenn sie die E-Mail öffnen, um zu sehen, was in der Diskussion neu ist. Im schlimmsten Fall kann die E-Mail, wie es in Unternehmen auf der ganzen Welt häufig vorkommt, ein Eigenleben annehmen, da Hunderte von Mitarbeitern mit der E-Mail antworten, sich darüber streiten und auf andere Weise interagieren. Derartige Kettenreaktionen können sich über Tausende von E-Mails erstrecken und sogar Flammenkriege auslösen (es gab einen solchen Flammenkrieg bei Tandem Computers im späten 20. Jahrhundert, der jahrelang dauerte).

Zweitens, und aus praktischen Gründen für diejenigen von Ihnen, die sich weniger für eine gute E-Mail-Etikette und den Schutz der Privatsphäre Ihrer Freunde interessieren, erstellen diese Arten von Massen-E-Mails versehentlich kleine Listen mit E-Mail-Adressen für schädliche Software und Spammer. Wenn Ihre E-Mail-Adresse eine riesige E-Mail-Weiterleitung in der sprichwörtlichen Welt ist, können Sie sich darauf verlassen, dass Sie irgendwann auf der Spam-Liste landen. Schlimmer noch, wenn einer der Benutzer, der Ihre weitergeleitete E-Mail in den Eingeweiden ihres Posteingangs landet, von Malware getroffen wird, die über Kontaktlisten und E-Mail-Adressen im Posteingang repliziert wird, führt dies wahrscheinlich zu einer bösartigen E-Mail den Weg zu dir finden.

BCC weise verwenden

Wenn Sie sich im letzteren Lager befinden und diejenigen, die die BCC-Funktion ignorieren, fragen Sie sich wahrscheinlich, was Sie tun können, um die oben beschriebenen Datenschutz- und Sicherheitsfehler zu vermeiden. Machen Sie sich keine Sorgen, sobald Sie wissen, wie schrecklich es ist, die BCC-Funktion zu ignorieren, wird schnell klar, was Sie tun müssen, um sich von Ihren früheren schlechten E-Mail-Verhaltensweisen abzuwaschen.

Zuerst und vor allem fragen Sie sich zuerst: „Muss ich diese E-Mail wirklich an alle Personen auf meiner Kontaktliste senden? Dreißig von ihnen? Irgendwelche davon? ”Die Antwort auf diese Fragen für die meisten E-Mails lautet: Nein. Nein, Sie müssen keine persönliche E-Mail versenden oder an jeden in Ihrer Kontaktliste weiterleiten.

Zweitens, wenn Sie einen legitimen Grund dafür finden, eine Vielzahl von Personen gleichzeitig per E-Mail zu senden. Wenn Sie beispielsweise zu einem neuen E-Mail-Anbieter wechseln oder Ihre neue Postanschrift an hundert Ihrer Freunde und Verwandten senden möchten, müssen Sie nur die Adressen in den BCC-Steckplatz eingeben. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Übel des Massen-TO / CC-E-Mailings beseitigt werden: Die E-Mail-Adressen aller Empfänger werden geheim gehalten, und es besteht keine Möglichkeit, dass ein Spam-Bot oder ein Stück Malware auf dem Computer eines Empfängers die E-Mail eines anderen Empfängers sammelt Wenn einer von Ihnen auf eine Frage oder eine solche Frage antworten muss, wird er nicht jede Frage oder Bemerkung an jede andere Person weitergeben.

BCC erhöht die Privatsphäre, erhöht die Sicherheit und reduziert den Posteingang, den Ihre Freunde und Kollegen durchmachen müssen. Es gibt absolut keinen Grund, es zu vermeiden, da dies so einfach ist, die Adressen in einen anderen Adressschlitz zu legen.

Tipp Der Redaktion