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Verfolgen von Änderungen an einem Dokument

Anonim

Nachdem Sie die Vorlage für Ihr Dokument in Lektion 1 eingerichtet haben und der erste Entwurf Ihres Dokuments erstellt wurde, ist die Bearbeitungszeit erforderlich. Wenn mehrere Personen an dem Dokument zusammenarbeiten, können Sie die Funktion Änderungen nachverfolgen in Word verwenden, um zu erfahren, welche Änderungen vorgenommen wurden und wer diese vorgenommen hat.

SCHULNAVIGATION

  1. Vorlagen verwenden, um das allgemeine Layout und die Formatierung sicherzustellen
  2. Verfolgen von Änderungen an einem Dokument
  3. Verwenden von Kommentaren zum Anzeigen von Änderungen in einem Dokument
  4. Dokumente und Vorlagen einschränken und schützen
  5. Dokumente versionieren, vergleichen und kombinieren

Wenn Sie ein Dokument mit aktivierter Option "Änderungen verfolgen" ändern, wird jede Änderung, die Sie an dem Dokument vornehmen, als farbige Markierung angezeigt, wobei jedem Prüfer eine andere Farbe zugewiesen wird.

Gelöschter Text verschwindet nicht - er ist durchgestrichen und der Text wurde unterstrichen dargestellt. Auf diese Weise können Sie alle Änderungen im Dokument anzeigen, bevor sie dauerhaft sind, und jede Änderung akzeptieren oder ablehnen. Wir zeigen Ihnen später, wie Sie Änderungen akzeptieren und ablehnen können.

In dieser Lektion zeigen wir Ihnen, wie Sie die Funktion "Änderungen verfolgen" aktivieren und die verschiedenen Ansichten verwenden. Um sicherzustellen, dass andere Prüfer ihre Änderungen nachverfolgen, können Sie die Funktion "Änderungen nachverfolgen" sperren. Sobald alle Änderungen vorgenommen wurden, muss jede Änderung überprüft werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Änderungen akzeptieren und ablehnen können. Passen Sie die Funktion "Änderungen nachverfolgen" mithilfe der zahlreichen verfügbaren Optionen an.

Aktivieren Sie "Änderungen verfolgen"

Um "Änderungen verfolgen" zu aktivieren, klicken Sie auf die Registerkarte "Überprüfen" und klicken Sie auf " Änderungen verfolgen" .

Wenn „Änderungen verfolgen“ aktiviert ist, wird die Schaltfläche mit einem blauen Hintergrund angezeigt.

Jetzt werden alle Änderungen, die Sie am Dokument vornehmen, als farbige Markierungen angezeigt.

Ändern Sie die Markup-Ansicht und verstecken Sie nachverfolgte Änderungen

Wenn Sie "Änderungen verfolgen" aktivieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Markierung anzuzeigen. In der Ansicht "Alle Markierungen" werden alle aktuellen Revisionen in Ihrem Dokument angezeigt (siehe oben). Dies ist die Standardansicht für Dokumente, die mit "Änderungen verfolgen" aktiviert sind. Wenn Sie jedoch viele Revisionen im Dokument haben, kann es verwirrend werden, das Dokument mit allen Revisionen zu lesen.

Um die Lesbarkeit Ihres Dokuments zu verbessern, können Sie die Ansicht "Simple Markup" verwenden, die komplexe Markups verbirgt. Beachten Sie, dass jede Änderung durch einen vertikalen Balken links vom Text markiert ist. Klicken Sie auf diese Leiste, um von der Ansicht "Alle Markierungen" zur Ansicht "Einfache Markierungen" zu wechseln.

HINWEIS: Das Wechseln der Markup-Ansichten wirkt sich auf alle nachverfolgten Änderungen im Dokument aus, nicht nur auf die, auf die Sie auf die vertikale Leiste geklickt haben.

In der Ansicht „Simple Markup“ werden die nachverfolgten Änderungen im Text ausgeblendet, und Kommentare (in Lektion 3 erläutert) werden in kleine Sprechblasen eingeblendet. Die vertikalen Balken, die nachverfolgte Änderungen anzeigen, werden rot angezeigt. Klicken Sie erneut auf die Leiste, um zur Ansicht "Alle Markierungen" zu wechseln und alle inline verfolgten Änderungen anzuzeigen.

Sie können die Markup-Ansichten auch über das Dropdown-Menü „Zur Überprüfung anzeigen“ im Abschnitt „Tracking“ der Registerkarte „Review“ ändern.

Zusätzlich zu den Ansichten "Simple Markup" und "All Markup" können Sie auch "No Markup" auswählen, um die endgültige Version des Dokuments anzuzeigen, als ob alle nachverfolgten Änderungen akzeptiert wurden (wir werden das Akzeptieren und Ablehnen von Änderungen später in besprechen.) diese Lektion) oder „Original“, um die Originalversion des Dokuments anzuzeigen. Die Optionen „Kein Markup“ und „Original“ blenden das Inline-Markup aus.

HINWEIS: Die Optionen „Keine Markierung“ und „Original“ helfen auch beim Drucken eines Dokuments, das Änderungen enthält. Wenn Sie die verfolgten Änderungen ausblenden, werden sie nicht gedruckt.

Revisionen in Ballons anzeigen statt Inline

Standardmäßig werden die meisten Revisionen inline angezeigt, wobei der Text selbst hervorgehoben wird. Sie können jedoch auswählen, dass die Revisionen in Sprechblasen angezeigt werden, wodurch die meisten Revisionen in den rechten Rand verschoben werden. Dadurch kann das Dokument leichter lesbar werden, und die Sprechblasen liefern detailliertere Informationen zu einigen Markierungen.

Um Revisionen in Sprechblasen anzuzeigen, klicken Sie auf die Registerkarte "Überprüfen" und dann auf "Markierung anzeigen" im Abschnitt "Tracking". Wählen Sie "Ballons" und dann "Revisionen in Ballons anzeigen" aus dem Dropdown-Menü.

Die meisten Revisionen werden im Markup-Bereich am rechten Rand angezeigt. Der hinzugefügte Text wird jedoch immer noch inline angezeigt.

Um die Markierungen wieder inline anzuzeigen, wählen Sie im Dropdown-Menü "Markup anzeigen" erneut die Option "Sprechblasen" aus und wählen Sie dann entweder "Alle Revisionen anzeigen" oder "Nur Kommentare und Formatierungen in Sprechblasen anzeigen".

HINWEIS: Durch das Ausblenden der nachverfolgten Änderungen werden sie nicht gelöscht. Sie müssen jede Änderung akzeptieren oder ablehnen, um sie vollständig zu entfernen, bevor Sie das endgültige Dokument verteilen. Wir werden etwas später in dieser Lektion über das Akzeptieren und Ablehnen von Änderungen sprechen.