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So organisieren Sie Ihre E-Mails mit intelligenten Postfächern in Apple Mail

Anonim

Eine der faszinierenderen Funktionen von Apple Mail sind intelligente Postfächer, die Ihre E-Mails nach vorher festgelegten Regeln zusammenstellen. Ihre E-Mails werden nicht wirklich in diese intelligenten Postfächer verschoben, es scheint nur so, als wäre es.

Intelligente Mailboxen ähneln den Regeln (auch als Filter bezeichnet). Statt jedoch Nachrichten anhand von Filterkriterien zu kennzeichnen, zu kopieren oder zu verschieben, verbleiben sie in Ihrem Posteingang und werden nur so angezeigt, als wären sie verschoben worden. Intelligente Mailboxen sind eine großartige Möglichkeit, E-Mails in Bezug auf ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Konversation zu organisieren, ohne sie in irgendeiner Weise zu beeinträchtigen.

Heute geben wir Ihnen die Besonderheiten von intelligenten Mailboxen, einschließlich der Einrichtung und Bearbeitung, so dass Sie in kürzester Zeit ein intelligenter Mailbox-Profi werden.

Erstellen Sie Ihre erste intelligente Mailbox

Klicken Sie zunächst auf das Menü "Mailbox" und dann auf "Neue intelligente Mailbox".

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Geben Sie Ihrer intelligenten Mailbox einen geeigneten Namen. In unserem Beispiel erstellen wir eine intelligente Mailbox, um die gesamte Arbeitskorrespondenz an einem Ort zusammenzufassen. Denken Sie daran, dass diese E-Mails nicht aus dem Posteingang verschoben werden. Sie werden einfach so angezeigt, als seien sie es.

Als nächstes ist es an der Zeit, unsere Regel zu erstellen, die ähnlich wie die eigentlichen E-Mail-Regeln funktioniert. Damit diese Regel korrekt funktioniert, müssen die Nachrichten mit "any" der angegebenen Bedingung übereinstimmen. Diese spezielle Regel ist einfach. Alles, was wir tun, ist die Erstellung eines Postfachs, in dem Nachrichten von Mitarbeitern abgerufen werden können. Auf diese Weise müssen wir unseren Posteingang nicht nach diesen Nachrichten durchsuchen oder sie verschieben.

Diese Regel ist nicht zu kompliziert. Außerdem sind Nachrichten nicht so betroffen, wie dies mit Regeln möglich ist. Zum Beispiel werden Nachrichten nicht gekennzeichnet, farbig oder etwas, um das Erscheinungsbild der Nachricht zu ändern. Sie werden einfach gemäß den in der Regel für intelligente Postfächer festgelegten Kriterien gesammelt.

Wenn Sie fertig sind, finden Sie Ihre intelligente Mailbox in der Seitenleiste im Abschnitt "Intelligente Mailboxen". Wie Sie dem folgenden Screenshot entnehmen können, werden alle geschäftsbezogenen E-Mails in unserer neu erstellten intelligenten Mailbox angezeigt.

Lassen Sie uns ein weiteres einfaches intelligentes Postfach erstellen, damit Sie die Idee bekommen. In diesem Beispiel erstellen wir ein intelligentes Postfach, in dem Nachrichten sowohl beantwortet als auch markiert wurden. Dies bedeutet, dass jede Nachricht alle Anforderungen erfüllen muss, um Teil des Postfachs zu sein.

So einfach ist das. Diese Nachrichten werden nun in eine einzige Mailbox "getrieben", ohne den Posteingang zu verlassen.

So können Sie intelligente Mailboxen für alle Arten von Zwecken einrichten, sei es für die Arbeit, für den persönlichen Gebrauch oder für andere Zwecke. Sie werden in keiner Weise geändert. Dies ist eine gute und zerstörungsfreie Methode zum Organisieren Ihrer E-Mails. So können Sie sicher sein, dass Sie bestimmte Nachrichten schnell und einfach finden können.

Der Unterschied zwischen Smart Mailbox- und Smart Mailbox-Ordnern

Möglicherweise haben Sie im ersten Screenshot bemerkt, dass es zwei neue Optionen für intelligente Postfächer gibt: Neue intelligente Postfächer und Neuer intelligenter Postfachordner. Was ist der Unterschied?

Grundsätzlich können Sie, wenn Sie viele intelligente Postfächer für verschiedene Zwecke haben, einen Ordner erstellen, in dem Sie ähnliche intelligente Postfächer an einem Ort zusammenstellen können. Wenn Sie beispielsweise über einige arbeitsbezogene intelligente Postfächer verfügen, können Sie einen Ordner erstellen, in dem sie gespeichert werden sollen. Auf diese Weise haben Sie einen einzigen Ort, an dem sie überprüft werden können, anstatt durch eine Liste anderer nicht zusammenhängender Orte blättern zu müssen.

Wenn Sie nicht mit dem Erstellen von Regeln für intelligente Postfächer vertraut sind, empfehlen wir Ihnen, sich mit dem Erstellen von E-Mail-Regeln vertraut zu machen, um eine Vorstellung davon zu erhalten, worum es dabei geht. Auf diese Weise haben Sie zumindest eine bessere Vorstellung von den Grundlagen, aber Sie werden wahrscheinlich nicht allzu viel Mühe haben, die gewünschten Ergebnisse mit ein wenig Versuch und Irrtum zu erzielen.

Tipp Der Redaktion