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Erstellen, Bearbeiten und Anwenden von Signaturen in Microsoft Outlook

Anonim

In Outlook können Sie eine Standardsignatur auf neue Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen anwenden. Sie können sogar unterschiedliche Standardsignaturen für neue Nachrichten und Antworten / Weiterleitungen verwenden. Sie können auch zusätzliche Signaturen erstellen, die Sie direkt auf jede beliebige Nachricht anwenden können. So funktionieren sie.

Eine E-Mail-Signatur ist eine nützliche Methode, um Informationen darüber zu erhalten, wer Sie sind, was Sie tun und wie Sie kontaktiert werden sollen. In vielen Unternehmen ist dies eine Voraussetzung, und Ihre Unterschrift wurde möglicherweise vor dem Beitritt für Sie eingerichtet.

Outlook stellt jedoch keine Standardsignatur zur Verfügung. Wenn Ihr Unternehmen keine erstellt hat oder wenn Sie Outlook auf Ihrem Heimcomputer installiert haben, müssen Sie selbst eine erstellen. Klicken Sie dazu auf Datei> Optionen> E-Mail und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Signaturen".

Daraufhin wird das Fenster Signaturen und Briefpapier geöffnet, in dem Sie Signaturen hinzufügen, bearbeiten und löschen können. Um eine neue Signatur hinzuzufügen, klicken Sie auf "Neu".

Geben Sie Ihrer neuen Signatur einen Namen und klicken Sie auf "OK".

Ihre neue Signatur wird in der Liste der Signaturen angezeigt. Sie können den Inhalt der Signatur im Bereich „Signatur bearbeiten“ hinzufügen.

Es stehen zahlreiche Formatierungswerkzeuge zur Verfügung, darunter das Einfügen von Bildern, Hyperlinks und Visitenkarten aus Ihren Kontakten.

Sie können diese Formatierungswerkzeuge verwenden, um alle Arten von Informationen hinzuzufügen. Für eine formale Signatur sollten Sie jedoch wahrscheinlich mindestens Folgendes einschließen:

  • Ihren vollständigen Namen
  • Ihre Telefonnummer (Tischtelefon UND Handy)
  • deine Emailadresse
  • Website Ihres Unternehmens

Wenn Sie eine Signatur für sich selbst erstellen, liegt es an Ihnen, was Sie hineinlegen. Wenn Sie eine Signatur für eine Unternehmens-E-Mail-Adresse einrichten, ist es wahrscheinlich lohnenswert, zu prüfen, ob bestimmte Informationen enthalten sind.

Sobald Sie Ihre Signatur so eingerichtet haben, wie Sie möchten, ist es Zeit, sie als Standard festzulegen. Wählen Sie zuerst das richtige Postfach aus (wenn Sie Outlook für den Zugriff auf mehrere Postfächer eingerichtet haben), und wählen Sie dann eine Signatur für "Neue Nachrichten" und eine Signatur für "Antworten / Weiterleiten".

Sie müssen auch keine Standardsignatur haben. Wenn Sie lieber mit keiner Signatur beginnen möchten, wählen Sie in einem der Dropdown-Menüs „(keine)“ aus.

Sie können so viele Unterschriften erstellen, wie Sie möchten, und zwar aus gutem Grund. Wir haben 15 verschiedene Unterschriften ohne Probleme erstellt. Es gibt anekdotische Belege dafür, dass Sie maximal 128 Signaturen verwenden können, aber wir finden keine Bestätigung dafür, und es ist unwahrscheinlich, dass die meisten Leute jemals auf dieses Problem stoßen würden.

Wenn Sie eine neue Nachricht erstellen oder auf eine vorhandene Nachricht antworten oder diese weiterleiten, wendet Outlook die von Ihnen gewählte Standardsignatur an. Sie können jedoch eine andere auswählen, indem Sie auf Nachricht> Signatur klicken und dann die gewünschte auswählen.

Wenn Sie eine neue Signatur auswählen, wird die Standardsignatur ersetzt. Wenn Sie "(keine)" als Standard ausgewählt haben, fügt Outlook die Signatur am unteren Rand des E-Mail-Abschnitts hinzu.

Tipp Der Redaktion