So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Google Sheets

Anonim

Wenn Sie mit anderen Personen an einer freigegebenen Google Sheets-Datei arbeiten, können manchmal unerwartete Daten eingegeben werden oder etwas, das eine Formel zerstört. Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass jeder die gewünschten Daten eingibt, besteht darin, sie in einer Dropdown-Validierungsliste zur Verfügung zu stellen.

So erstellen Sie eine Dropdown-Liste

Eine Dropdown-Liste ist eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Daten, die Personen in Ihr Formular, Ihre Anwendung oder Ihre Kalkulationstabelle eingeben, genau das sind, was Sie erwarten. Außerdem können Benutzer diese Daten viel schneller eingeben, da sie aus einer vorkonfigurierten Liste auswählen, die Sie bereitstellen.

Zuerst müssen Sie Ihre Google Sheets-Datei öffnen und die Zellen auswählen, für die Sie eine Dropdown-Liste verwenden möchten.

Öffnen Sie anschließend das Menü „Data“ und wählen Sie den Befehl „Data Validation“.

Wählen Sie in der Dropdown-Liste "Kriterien" entweder "Liste aus einem Bereich" oder "Liste der Elemente".

  • Liste aus einem Bereich: Eine Liste von Werten, die aus anderen Zellen in demselben oder einem anderen Arbeitsblatt ausgewählt wurden. Wenn Sie beispielsweise die Werte in den Zellen B1-B9 in Blatt 2 verwenden Sheet2!B1:B9, geben Sie Sheet2!B1:B9, damit die darin enthaltenen Daten in der Dropdown-Liste Sheet2!B1:B9 oder indem Sie eine der Zellen auswählen direkt aus Ihrem Blatt.
  • Liste der Elemente : Eine Liste vorgegebener Datenelemente. Dies können entweder Text oder Zahlen sein. Sie werden jeden Wert selbst eingeben und durch Kommas (und keine Leerzeichen) trennen. Mit dieser Option können Sie keine Daten direkt aus anderen Zellen einfügen.

Hier verwenden wir die Option "Liste der Elemente" und bieten mehrere numerische Auswahlmöglichkeiten.

Nachdem Sie die Daten eingegeben haben, die in einer Dropdown-Liste angezeigt werden sollen, vergewissern Sie sich, dass die Option "Dropdown-Liste in Zelle anzeigen" aktiviert ist. Anderenfalls werden die Werte nicht in den ausgewählten Zellen angezeigt.

Sie können auch auswählen, was passiert, wenn jemand versucht, einen Wert einzugeben, der nicht in der Liste enthalten ist. Mit der Option "Show Warning" (Warnung anzeigen) können sie die ungültigen Daten eingeben, sie jedoch im Arbeitsblatt markieren (wir werden uns nur ansehen, wie das geht). Die Option "Eingabe ablehnen" verhindert, dass sie etwas eingeben, das nicht in Ihrer Liste ist.

Und schließlich können Sie die Option "Validierungshilfetext anzeigen" aktivieren, um den Benutzern einen Hinweis darauf zu geben, was sie in den Zellen auswählen können. Geben Sie nach Auswahl der Option die gewünschten Anweisungen ein.

Fahren Sie fort und klicken Sie auf "Speichern", wenn Sie fertig sind.

So verwenden Sie Ihre neue Dropdown-Liste

Wenn Sie fertig sind, kann jeder, der das Blatt verwendet, auf den Dropdown-Pfeil in diesen Zellen klicken und einen Wert aus der Liste auswählen.

Wenn Sie die Option "Validierungshilfetext anzeigen" ausgewählt haben, wird dieser Text immer dann angezeigt, wenn jemand eine der validierten Zellen auswählt.

Wenn jemand einen Wert eingibt, der nicht mit einem Eintrag in der Liste übereinstimmt und Sie die Option "Warnung anzeigen" aktiviert haben, werden die ungültigen Daten in der Zelle markiert.

Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, wird angezeigt, warum sie markiert ist.

Wenn Sie stattdessen die Option "Eingabe ablehnen" ausgewählt haben, erhalten die Benutzer eine Warnung wie diese, wenn sie versuchen, etwas einzugeben, das nicht in Ihrer Liste ist.

Wenn Sie Elemente aus Ihrer Dropdown-Liste entfernen oder ändern müssen, gehen Sie zurück zu Daten> Datenüberprüfung, um Elemente aus den von Ihnen erstellten Listen zu bearbeiten. Das vollständige Entfernen der Liste ist so einfach wie das Klicken auf die Schaltfläche "Validierung entfernen" unten.

Tipp Der Redaktion