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Vergessen Sie die Gimmicks: So organisieren Sie Ihren Gmail-Posteingang am besten

Anonim

E-Mail-Inbox-Gimmicks tauchen immer wieder auf. Zuerst führte Google den Priority-Posteingang ein, und jetzt werden Registerkarten für Kategorien verwendet. Dropbox erworbene Mailbox, die Ihren Posteingang in eine To-Do-Liste verwandelt. Microsoft Outlook.com verfügt über eine Sweep-Funktion, die Ihren Posteingang automatisch bereinigt.

All dies sind Versuche, Ihren E-Mail-Posteingang für Sie zu verwalten. Diese Gimmicks sind nie so schlau wie Sie selbst, sodass Sie Ihre E-Mails intelligenter machen können, indem Sie eine aktivere Rolle einnehmen.

Wir werden Google Mail hier verwenden, aber die Prinzipien sollten für jeden E-Mail-Client ähnlich sein.

Verwenden Sie einen klassischen Posteingang

Erstens werden wir alles, was Gmail heute für Gmail benötigt, loswerden. Diese Posteingänge können die Kategorien und Prioritäten nie vollkommen erfüllen. Sie zwingen Sie dazu, alle Ihre E-Mails durchzugehen, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen, und ermutigen Sie dazu, ständig Spam-nutzlose E-Mails zu erhalten, indem Sie sie unter den Teppich kehren.

Um einen klassischen Posteingang in Google Mail zu verwenden, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Einstellungen. Klicken Sie auf die Registerkarte Posteingang, klicken Sie auf das Feld Posteingangstyp und wählen Sie zuerst Ungelesen aus. Alle Registerkarten und Prioritätsoptionen werden ausgeblendet.

Abbestellen von E-Mails, die Sie nicht interessieren

Wenn die Kategorien und Prioritäten auf Registerkarten deaktiviert sind, werden alle Ihre E-Mails in einem großen Stapel sortiert. Alle diese nutzlosen Benachrichtigungs-E-Mails und Newsletter für soziale Netzwerke, die Sie nicht interessieren, werden zusammen mit Ihren eigentlichen wichtigen E-Mails in Ihrem Posteingang abgelegt.

Das ist gut - anstatt nur E-Mails mitzunehmen, die Sie nicht unter dem Teppich sehen möchten, sollten Sie verhindern, dass sie vollständig ankommen.

Betrachten Sie die Art der E-Mails, die Sie nicht sehen möchten. Übliche Arten von unbrauchbaren E-Mails sind Facebook- und Google+-Benachrichtigungen, Werbe-E-Mails und Newsletter, für die Sie sich versehentlich angemeldet haben. Wenn eine E-Mail, die Sie nicht sehen möchten, ankommt, öffnen Sie sie und verwenden Sie den Link "Abbestellen". Diese finden Sie im Allgemeinen ganz unten in der E-Mail, um die E-Mail abzubestellen und zu verhindern, dass sie in der Zukunft ankommt.

(Beachten Sie, dass Sie den Link "Abbestellen" nicht verwenden sollten, wenn eine E-Mail tatsächlich Spam ist, da der Spammer dies als Zeichen erkennt, dass jemand die E-Mail liest und noch mehr Spam in Ihre Richtung sendet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Spam, wenn es sich um eine echte Spam-E-Mail handelt und klicken Sie auf "Abbestellen", wenn es sich um eine legitime Organisation handelt.)

Sicher, das Abbestellen ist zwar ein bisschen mehr Arbeit, macht Ihre E-Mails jedoch auf lange Sicht viel leichter zu verwalten. Wenn eine E-Mail, die Sie nicht interessieren, ankommt, verwenden Sie den Link "Abbestellen", um zu verhindern, dass zukünftige E-Mails ankommen.

Senden Sie nutzlose E-Mails, die Sie nicht abbestellen können, in den Papierkorb

Nach US-amerikanischem Recht (insbesondere dem CAN-SPAM-Gesetz) ist es tatsächlich für ein Unternehmen illegal, in seinen E-Mails keinen Link zum Abbestellen anzugeben, sodass Sie zukünftige E-Mails abbestellen können. Einige Unternehmen haben das Memo jedoch nicht erhalten oder es ist ihnen egal. Anstatt rechtliche Schritte einzuleiten, um ihre E-Mail-Listen zu verlassen, können Sie einfach einen Filter erstellen, der alle zukünftigen E-Mails von ihnen in den Papierkorb sendet, wo Sie sie nicht sehen müssen.

Wenn Sie mit einer solchen E-Mail in Google Mail arbeiten, öffnen Sie sie, klicken Sie auf den Link Weitere, und wählen Sie Nachrichten wie diese filtern aus. Optimieren Sie den Filter, um die E-Mails zu blockieren. Wenn Sie beispielsweise keine anderen E-Mails von diesem Absender erhalten möchten, können Sie anhand der E-Mail-Adresse filtern. Verwenden Sie Ihren Filter, um alle derartigen E-Mails in den Papierkorb zu senden.

Archivieren Sie automatisch E-Mails, die Sie nicht sehen möchten

Einige E-Mails sind wichtig, aber Sie möchten sie trotzdem nicht sehen. Onlineshops senden Ihnen beispielsweise bei jedem Kauf von Produkten eine Bestätigung. Es ist gut, solche Quittungen nur für den Fall zu haben, dass Sie sie benötigen, aber wenn Sie häufig Produkte kaufen und niemals solche E-Mails sehen möchten, möchten Sie vielleicht verhindern, dass sie Ihren Posteingang überhaupt erreichen.

Dies gilt für viele verschiedene Arten von E-Mails. PayPal sendet Ihnen beispielsweise jedes Mal, wenn Sie Geld abheben, eine E-Mail mit der Aufschrift "Wir überweisen Geld an Ihre Bank". Möglicherweise möchten Sie diese E-Mail für Ihre Datensätze, aber möglicherweise nicht in Ihrem Posteingang.

Wenn Sie solche E-Mails automatisch archivieren, sobald sie eingehen, können Sie diesen Vorgang auf Autopilot setzen. Öffnen Sie einfach eine solche E-Mail, klicken Sie in Google Mail auf die Schaltfläche Mehr, und wählen Sie Nachrichten wie diese filtern aus. Stimmen Sie den Filter so ab, dass er die E-Mails umfasst, die Sie abrufen möchten - wahrscheinlich basierend auf dem Betreff, wenn er immer derselbe ist. Teilen Sie Google Mail mit, die E-Mails automatisch zu archivieren und als gelesen zu markieren, damit sie Sie nicht stören.

Sie können Google Mail auch automatisch mit einem Label versehen, z. B. "Automatisch archiviert" oder einem spezifischeren Label. Auf diese Weise können Sie die E-Mails in der Zukunft schnell finden, wenn Sie sie tatsächlich benötigen.

Automatische Etiketten einrichten

Wenn Sie diesen Vorgang befolgt haben, sollten Sie das Volumen eingehender E-Mails reduzieren können. Jetzt helfen wir Ihnen, die für Sie wichtigen E-Mails zu sortieren.

Dieser Teil ist optional, kann jedoch hilfreich sein, wenn Sie viele E-Mails erhalten - insbesondere für unterschiedliche Zwecke. Möglicherweise haben Sie mehrere Google Mail-Konten in einem Posteingang zusammengefasst und erhalten alle Ihre persönlichen und geschäftlichen E-Mails an derselben Stelle.

Erstellen Sie Filter, die Ihre eingehenden E-Mails automatisch nach bestimmten Labels sortieren. Beispielsweise können Sie E-Mails von Ihrer Bank automatisch mit dem Label „Bank“ versehen. Sie könnten persönliche E-Mails mit einem „persönlichen“ Label versehen und geschäftliche E-Mails mit einem „Work“ -Label versehen. Quittungen für gekaufte Produkte können eine "Quittung" -Label erhalten. Sie müssen diesen Teil nicht manuell durchführen. Richten Sie einfach Google Mail ein, damit Ihre E-Mails automatisch in Kategorien sortiert werden.

Sie können alle diese Etiketten farblich kennzeichnen, und Ihr E-Mail-Client kann Ihre E-Mails automatisch kategorisieren und Ihnen auf einen Blick zeigen, woher sie stammen. Um ein Label in Google Mail farblich zu kennzeichnen, klicken Sie im linken Bereich auf das Farbfeld und wählen Sie eine neue Farbe aus.

Mit einem solchen Labelsystem können Sie sogar die Google Mail-App auf Android und E-Mail-Benachrichtigungen auf anderen Plattformen dazu veranlassen, Sie nur zu benachrichtigen, wenn neue Nachrichten in wichtigen Labels eingehen, um eine Überlastung der Benachrichtigung zu verhindern.

Wenn bestimmte E-Mails hervorgehoben werden sollen (z. B. E-Mails von Ihrem Vorgesetzten oder Ehepartner), können Sie einen Filter einrichten, um die Nachrichten dieses Absenders automatisch zu markieren, wenn sie ankommen. Sie können in Ihren Google Mail-Posteingangseinstellungen den Typ "Markierte erste" auswählen, so dass solche wichtigen E-Mails automatisch ganz oben in Ihrem Posteingang angezeigt werden. Dies würde genau so geschehen, wie Sie Google Mail konfigurieren. Sie müssten sich nicht mit dem Posteingangs-Prioritätssystem herumschlagen und versuchen, Google Mail beizubringen, was wirklich wichtig ist.


Dies ist kein Set-It-And-Forget-It-Prozess. Sicher, nach dem Abbestellen von E-Mails oder dem Einrichten eines Filters wird Ihr E-Mail-Client weiterhin alle eingehenden E-Mails bearbeiten. Es werden jedoch immer neue Arten von E-Mails eingehen. Sie müssen Maßnahmen ergreifen, um sie abzubestellen und ordnungsgemäß zu filtern. Dadurch wird verhindert, dass Ihr E-Mail-Posteingang wieder unorganisiert wird.

E-Mail-Gimmicks versuchen diesen Prozess zu automatisieren - sie versuchen, E-Mails, die Sie nicht sehen möchten, automatisch auszublenden, hervorzuheben, was wichtig ist, und Ihre E-Mails für Sie zu kategorisieren. Mit etwas mehr Vorarbeit können Sie Ihren E-Mail-Posteingang jedoch so einstellen, dass er genau so funktioniert, wie Sie es möchten, und all diese Gimmicks entfallen.

Tipp Der Redaktion