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Verkürzung der Zeit für das Senden und Empfangen von E-Mails

Anonim

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E-Mails können die Kommunikation vereinfachen, aber auch Ihre Zeit beanspruchen. Erfahren Sie, wie Sie eingehende E-Mails verarbeiten und ausgehende E-Mails schreiben, um Zeit zu sparen.

Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2005 haben Mitarbeiterbefragungen ergeben, dass die Zeit, die für E-Mails verschwendet wurde, dazu führte, dass ein Unternehmen mit 10.000 Angestellten pro Jahr geschätzte 152 Millionen US-Dollar an Löhnen verlor.

E-Mails haben eindeutig ihre Schattenseiten. Unklare E-Mails lenken die Mitarbeiter von wichtigen arbeitsbezogenen Aufgaben und Cloud-Kommunikationskanälen ab und schaffen oft zusätzliche Arbeit. Vermeiden Sie die Fallstricke von E-Mails, indem Sie die folgenden Vorschläge befolgen.

Wie eingehende E-Mails Ihre Zeit verschwenden können

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Es gibt viele Arten von E-Mail-Nachrichten, die Ihre Zeit verschwenden können. Diejenigen, die:

  • Kann von mehreren Nachrichten abgeschnitten und zu umfassenden Nachrichten zusammengefasst werden
  • Beziehe dich nicht direkt auf dich
  • Beziehe dich auf dich, aber nicht auf direkte Weise, was dich unsicher macht, wie oder ob du reagieren sollst (und Zeit auffrisst)
  • Sie nicht anweisen, etwas zu unternehmen (was unproduktiv ist)
  • Ablenken und / oder ermutigen Sie, Zeit im Web zu verschwenden
  • Nicht für E-Mails geeignet und durch einen dynamischen Kommunikationskanal, z. B. ein Geschäftstreffen oder ein für den Inhalt besser geeignetes Format, sinnvoller (z. B. ein eigenständiges Dokument mit vielen Informationen).

Eingehende E-Mails effizient verarbeiten

Um E-Mails effizient lesen und verarbeiten zu können, müssen Sie sich auf zwei Dinge konzentrieren - die Botschaft der E-Mail (oder deren Fehlen) herausfinden und entscheiden, welche Maßnahmen als Antwort zu ergreifen sind.

Schritt 1: Herausfinden der Nachricht (oder des Fehlens von)

Wann immer Sie eine neue E-Mail lesen, nehmen Sie sich so wenig Zeit wie möglich, um herauszufinden:

  • Ob der Sprecher Sie direkt oder indirekt anspricht
  • Ob der Sprecher Ihnen gesagt hat, was er von Ihnen erwartet
  • Ob das auf klare Weise geschieht
  • Ob die Gesamtbotschaft für Sie relevant ist
  • Ob die Gesamtbotschaft angemessen ist, wenn man den Kontext Ihrer Beziehung zum Absender berücksichtigt (oder nicht, wenn sie beispielsweise versuchen, eine Geschäftsbeziehung einzugehen).

So können Sie feststellen, was die E-Mail-Nachricht ist und wie Sie antworten möchten. Das heißt, wenn Sie überhaupt erst antworten möchten.

Es ist besonders wichtig zu beachten, ob der Sprecher ein oder mehrere Dinge tut, die Sie dazu verleiten können, wertvolle Zeit zu verschwenden, z.

  • Unklar sein, was sie sagen wollen
  • Verwirrende oder euphemistische Sprache zu verwenden, um zu vermeiden, dass man konkret spricht (z. B. „Ich denke, wir müssen irgendwann Herz an Herz haben“ oder „Können Sie mich diese Woche anrufen, damit wir über etwas Wichtiges telefonieren können?) ”)
  • Wandern oder Thema losgehen
  • Einschließlich Informationen, die nicht zu Ihrem Geschäftszweig gehören, unangemessen, anstößig oder inkohärent sind
  • Cc oder bcc'ing Sie auf Nachrichten, die für Sie nicht relevant sind
  • Wiederholen der gleichen Nachricht durch verschiedene E-Mails oder Wiederholen der bereits in früheren Mitteilungen behandelten E-Mails mit Ausnahme von E-Mails
  • Schreiben Sie über etwas, das Sie bereits besprochen und gelöst haben - vergesslich oder nachlässig

Achten Sie in solchen Situationen besonders darauf, auf eine effektive Weise zu reagieren, die den Zeitaufwand für die Kommunikation minimiert. Weil es einfach ist, die oben genannten mehrdeutigen E-Mail-Szenarios Ihre Zeit beanspruchen zu lassen.

Schritt 2: Entscheiden Sie, welche Maßnahmen Sie ergreifen sollen

Wenn Sie wissen, worum es in der Nachricht geht, sollten Sie herausfinden, wie Sie am besten reagieren können. Hier einige typische Antworten:

  • Umschalten des Gesprächs auf ein besseres Kommunikationsmedium wie Telefon- und Konferenzgespräche
  • Beantworten einer wiederkehrenden Frage, die von mehreren Personen gestellt wurde - nicht über E-Mail -, sondern über ein Medium mit vielen Informationen, das gemeinsam genutzt werden kann, beispielsweise ein Google-Dokument
  • Keine Antwort auf Nachrichten, die nicht klar machen, was der Sprecher von Ihnen erwartet (auch wenn es sich etwas unhöflich anfühlt)
  • Antworten auf unklare Botschaften mit direkten und kurzen konkreten Fragen, z. B. "Wann möchten Sie, dass der Bericht fertiggestellt wird?" Oder "Wie möchten Sie, dass ich zu diesem Projekt beitrage?"
  • Das Telefon abnehmen und die Person anrufen, sobald ein Drama oder Kommunikationsstörung eintritt - das Abrufen per E-Mail dauert nur länger und kann den Konflikt verschärfen

Schritt 3: Wiederholen Sie die Aufgabe

Am wichtigsten ist, dass Sie nach dem Beantworten einer E-Mail (die möglicherweise darin besteht, nicht zu antworten und stattdessen die Nachricht zu löschen) die Aufgabe erfüllt. Fahren Sie mit der nächsten in Ihrem Posteingang wartenden E-Mail fort, oder wechseln Sie um und machen Sie sich wieder an die Arbeit, anstatt auf die Anfragen anderer Personen zu reagieren.

Wie das Versenden von E-Mails Ihre Zeit verschwenden kann

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Darüber hinaus gibt es viele Arten von E-Mail-Nachrichten, die Sie senden, und die Ihre Zeit verschwenden können. Diejenigen, die:

  • Sie werden unnötig in mehrere Botschaften aufgereiht, von denen jede Zeit und Überlegungen erfordert, anstatt nur eine umfassende
  • Beziehen Sie sich nicht direkt auf den Empfänger. Dies ist eine Verschwendung von Aufwand von Ihrer Seite
  • Sie sind nicht klar genug und ziehen lange E-Mail-Konversationen und / oder Missverständnisse oder gar keine produktiven Maßnahmen in Betracht (was bedeutet, dass Sie später erneut mit der Konversation beginnen müssen).
  • Weisen Sie den Empfänger nicht an, etwas zu unternehmen, was unproduktiv ist
  • Lenken Sie den Empfänger ab und fordern Sie ihn dazu auf, Zeit im Web zu verschwenden - das heißt, ermutigt Sie dasselbe von Ihnen
  • Nicht für das E-Mail-Format geeignet, jedoch besser durch Echtzeit-Konversation oder durch ein Dokument mit Anleitungen oder Informationen wie einem Handbuch, einem Blogartikel, einer FAQ-Seite, einem Unternehmensbericht oder einer PowerPoint-Präsentation kommuniziert

So senden Sie E-Mails effizient

Um E-Mails zu schreiben, die auf lange Sicht keine Zeit verschwenden (von der Uhrzeit des Empfängers ganz zu schweigen), müssen Sie sich auf fünf Dinge konzentrieren: Kommunizieren einer klaren Nachricht, Beantragen, dass der Empfänger durchführbare Schritte durchführt, eine gute Struktur verwendet und bearbeitet bevor Sie auf "Senden" klicken und effektiv nachverfolgen.

Schritt 1: Machen Sie Ihre Nachricht klar

Bevor Sie überhaupt eine E-Mail verfassen, müssen Sie sich mit der Nachricht klar machen. Bestimmen:

  • Was möchtest du kommunizieren?
  • Warum Sie es mitteilen wollen
  • Welche Aktion soll der Empfänger durchführen?
  • Wie können Sie sie am besten zu einer solchen Aktion überreden?

Hier einige häufige Gründe für das Senden einer E-Mail:

  • Jemanden an eine Frist erinnern
  • Jemanden schriftliche Anweisungen zu einer Aufgabe geben
  • Um eine kurze Frage zu stellen, die schriftlich ausreichend beantwortet werden kann
  • Um eine kurze Frage zu beantworten, die schriftlich ausreichend beantwortet werden kann
  • Um zeitkritische Informationen weiterzugeben
  • Verfügbare Termine für die Planung eines Meetings anbieten
  • Nach einem Meeting nachgehen und Wertschätzung zeigen

In all diesen Beispielen, mit Ausnahme des letzten, möchten Sie, dass Ihr Empfänger etwas unternimmt (auch wenn Sie nur darauf antworten).

Manchmal wirkt die Aktion nicht wie eine Aktion. Vielleicht möchtest du:

  • Geben Sie Ihrem Kollegen einen Tipp
  • Teilen Sie Ihren Freunden mit, dass Sie sicher an Ihrem Reiseziel gelandet sind
  • Informieren Sie sich kurz darüber, wie Sie sich an Ihrem neuen Ziel befinden und wie Sie in den nächsten Wochen erreicht werden können

In jeder dieser Situationen teilen Sie Ihrem Empfänger nicht mit, dass er bestimmte Maßnahmen ergreifen soll. Es wird jedoch davon ausgegangen, dass von ihnen nicht erwartet wird, dass sie Maßnahmen ergreifen, solange Sie die E-Mail ordnungsgemäß abschließen oder zumindest Ihren Namen unterschreiben. Sie verstehen, dass die Kommunikation leicht mit Ihrer E-Mail enden kann. dass sie nicht antworten müssen.

Schritt 2: Fordern Sie Ihren Empfänger auf, durchführbare Schritte durchzuführen

Um effektive E-Mails zu schreiben, die Ihnen Zeit sparen, müssen Sie sie umsetzbar machen. Und Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Empfänger genau weiß, welche Aktion von ihm erwartet wird.

Wenn Sie nicht darauf abzielen, sondern Ihre Lebensgeschichte buchstabieren wollen oder erklären, warum Sie sich für das nächste iPhone-Modell entscheiden, anstatt das neueste Modell zu erhalten, können Sie die Zeitersparnis vergessen, da das Schreiben von Brieffreundschaften eine Rolle spielt viel nachdenken und zeit.

Konzentrieren Sie sich auf Folgendes, wenn Sie E-Mails umsetzbar machen:

  • Fristen setzen
  • Kontingenzpläne umreißen
  • Mögliche Optionen für die nächste Vorgehensweise anbieten (z. B. Zeiten, zu denen Sie für ein persönliches Meeting zur Verfügung stehen, Standorte, an denen Sie sich treffen können)
  • Eine Stellungnahme abgeben, wenn Sie danach gefragt werden
  • Eine Anfrage schreiben, die zum Schreiben geeignet ist und tatsächlich praktischer ist als die Verwendung einer anderen Kommunikationsart
  • Geben Sie eine Reihe von Anweisungen für eine Aufgabe an, deren Ausführung Ihr Empfänger zugesagt hat

Seien Sie proaktiv und durchsetzungsfähig, wenn Sie umsetzbare Schritte umreißen. Vermeiden Sie offene Fragen, es sei denn, es gibt keine andere Möglichkeit. Weil offene Fragen das Gegenteil von umsetzbaren Inhalten sind.

Hier sind einige Beispiele:

  • Anstatt Ihren Empfänger zu bitten, Ihnen seinen Zeitplan zu geben (und dabei eine E-Mail zu verschwenden), beginnen Sie damit, ihm die verfügbaren Besprechungszeiten zu senden.
  • Anstatt Ihren Empfänger zu fragen, was er von einer bestimmten Geschäftsentscheidung hält, skizzieren Sie die mögliche Entscheidung und fordern Sie ein Feedback an. Auf diese Weise müssen sie sich nicht selbst etwas einfallen lassen und haben stattdessen etwas, mit dem sie arbeiten können

Sie können E-Mails aktiv halten, indem Sie dem Leser klare Anweisungen geben und den Inhalt aktiv halten, statt offen zu bleiben.

Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie sicherstellen müssen, dass die von Ihrem Leser erwarteten Maßnahmen klar kommuniziert werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass sie wissen, dass Sie diese Woche ein Meeting einrichten möchten, nur, wenn Sie Ihre verfügbaren Zeiten angeben. Gehen Sie nicht davon aus, dass sie wissen, für welche Aufgabe Ihre Anweisungen gelten. Erklären Sie es ausdrücklich und lassen Sie sie freundlich wissen, was Sie von ihnen erwarten.

Schritt 3: Erstellen Sie eine gute Struktur

Sobald Sie Ihre Botschaft klar definiert und umsetzbar gemacht haben, ist es an der Zeit, sie so zu organisieren, dass diese Klarheit und Ihre umsetzbaren Anforderungen vermittelt werden.

Absätze: Als allgemeine Regel gilt, dass Absätze unter fünf Sätzen bleiben. Es ist nicht nur schwierig, sich beim Lesen im Web auf lange Absätze zu konzentrieren, sondern unübersichtliche Absätze geben dem Empfänger die Möglichkeit, den Fokus zu verlieren und vielleicht die wichtigsten Punkte zu übersehen. Dies führt dann zu schlampigen oder redundanten Antworten, die den Kommunikationskanal trüben.

Sätze: Verwenden Sie beim Schreiben von Sätzen die aktive Stimme. Halten Sie die Sätze kurz und auf den Punkt. Vermeiden Sie es, sich mit Tangenten auseinanderzusetzen oder Ihre Gedankengänge oder Gefühle über Dinge unnötig zu erklären. Halten Sie sich stattdessen an die Fakten und an, welche Aktion Sie von Ihrem Empfänger verlangen.

Wörter: Versuchen Sie, keine großen Wörter oder Slang zu verwenden, es sei denn, Sie wissen, dass Ihr Publikum sie versteht. Vermeiden Sie Witze und kulturelle Hinweise, die missverstanden werden könnten, da alles, was leicht falsch interpretiert werden kann, ein Hindernis für eine effektive Kommunikation darstellt.

Vermeiden Sie zusätzliche Wörter und geeignete Sätze. „Angesichts der aktuellen Situation, in der dies derzeit geschieht, ist es meiner Meinung nach klug.

”Ist eine qualifizierende Aussage, die nicht nur Worte und Zeit verschwendet, sondern auch von der eigentlichen Botschaft ablenkt. Geben Sie stattdessen einfach Ihre Empfehlung an, ohne sie zu qualifizieren.

Ein anderes Beispiel: „Ich habe mich gefragt, ob ich dich fragen könnte.

Schneiden Sie diesen Satz aus und stellen Sie einfach die Frage. Dies erhöht auch Ihr Vertrauen, da Sie nicht unbewusst die Erlaubnis einholen, um proaktiv zu kommunizieren.

Interpunktion: Interpunktion einfach halten. Qualifizierende Wörter und Ausdrücke sind nur dann effizient, wenn Sie mit der Kontaktaufnahme zu jemandem Kontakt aufnehmen, mit dem Sie eine geschäftliche oder persönliche Beziehung eingehen möchten. In solchen Fällen möchten Sie nicht unbedingt zuvorkommend sein, sondern verwenden einige höfliche Ausdrücke, um Respekt für ihre Zeit zu zeigen.

Minimieren Sie die Verwendung von Kommas - dies hilft Ihnen natürlich, die Sätze kurz zu halten. Vermeiden Sie ein faules Text-inspiriertes Sprechen mit übermäßigem Gebrauch von Punkt-Punkt-Punkt und fortlaufenden Kommas. Stattdessen punktieren Sie Ihre Sätze mit ordentlichem Englisch und verwenden Sie Kontraktionen, wenn dies sinnvoll ist, da sie den Lesefluss verbessern.

Ziehen Sie außerdem in Betracht, Listen mit Aufzählungszeichen zu markieren und Hauptstriche (die einen oder mehrere Absätze enthalten können) mit einer gestrichelten Linie zu trennen.

Aufzählungspunkte und Abschnittsumbrüche verbessern die Lesbarkeit im Web und helfen Ihnen, Ihre Nachricht übersichtlicher zu gestalten.

Schritt 4: Bearbeiten vor dem Senden

Bevor Sie eine E-Mail senden, dauert es 1-2 Minuten, um sie laut vorzulesen. Dies hilft Ihnen dabei, Fehler zu erkennen oder unangenehme Teile zu bemerken, die Sie normalerweise nicht persönlich sagen würden. Entfernen Sie diese zusätzlichen Wörter und vereinfachen Sie die Interpunktion. Listen Sie die Listen auf und reduzieren Sie Ihre Absätze.

Wenn Sie die folgenden Fragen mit einem "Ja" beantworten können, klicken Sie auf "Senden":

  • Ist die Nachricht klar?
  • Sind Erwartungen umsetzbar und klar formuliert?
  • Kann mein Empfänger meine Nachricht erfolgreich empfangen? Erfolg bedeutet, dass sie wissen, welche Antwort von ihnen erwartet wird.
  • Wenn die Rollen vertauscht werden, kann ich diese Nachricht erfolgreich empfangen?

Schritt 5: Folgen Sie effektiv

Seien Sie außerdem aktiv bei der Weiterverfolgung Ihrer E-Mails. Wenn jemand auf eine direkte Anfrage nicht reagiert, sollten Sie sich keine Gedanken darüber machen, was passiert ist. Senden Sie stattdessen eine höfliche, aber direkte Folge-E-Mail, um bei ihnen einzuchecken. Wenden Sie die oben aufgeführten Prinzipien an. Und verschwenden Sie nicht zu viel Zeit mit dem Versuch, eine Antwort zu erhalten. Wenn der Empfänger nicht mit Ihnen kommuniziert, sollten Sie wissen, wann er fortfahren oder sich persönlich an ihn wenden soll.

Verwenden Sie E-Mail, um Zeit zu sparen

E-Mails können Ihnen viel Zeit sparen, wenn Sie wissen, wie sie effizient genutzt werden. Und dies gilt für das Senden und Empfangen von Nachrichten.

E-Mail-Nachrichten werden am besten verwendet, um umsetzbare Nachrichten zu übermitteln, die schriftlich ordnungsgemäß übermittelt werden. Wenn Sie die Vorteile von E-Mail nutzen und die vielen zeitraubenden Fallstricke vermeiden, ist dies ein leistungsfähiges Werkzeug.

Tipp Der Redaktion